Você sabe o que é uma NF eletrônica e qual a importância dela para o seu negócio?

A Nota fiscal eletrônica é um documento adotado no Brasil com o objetivo de utilizar um único modelo de documento fiscal para otimizar tempo, reduzir custos e ter maior controle sobre os processos fiscais do país. Teve sua implementação iniciada em 2008, e faz parte do projeto do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) adotado pelo governo federal, quando nosso país adotou um modelo de compensação eletrônica de faturamento que obriga a autoridade tributária a receber e compensar uma fatura antes que um fornecedor possa emiti-la.  Ela tem validade jurídica através da assinatura digital do remetente.

Sendo obrigatória para a maioria das empresas, substitui as notas tipo 1 e 1-A:

I – Nota Fiscal, Modelo 1: utilizada pelos contribuintes sujeitos, simultaneamente, à legislação do IPI e do ICMS;

II – Nota Fiscal, Modelo 1-A: utilizada pelos contribuintes apenas da legislação do ICMS.

A nota fiscal eletrônica é considerada um instrumento positivo, mas é preciso saber o que se está fazendo para evitar erros que implicam em retrabalhos e prejuízos para a empresa.

Pode parecer simples, mas você conhece os tipos de notas existentes?

Tipos de notas fiscais

NF-E : Nota fiscal de venda de produto: registra a operação de faturamento/venda de produtos de sua empresa. Junto de sua emissão deve ser entregue o DANFE, que é a representação gráfica da NF-e. o DANFE contém a chave de acesso que permite a consulta na internet da nota. Sua emissão está vinculada à Secretaria de Fazenda de cada Estado.

NFS-e: Nota fiscal de Serviço: registram operações de serviço transmitindo os dados para a Prefeitura do Município ao qual está vinculada por meio do Recibo Provisório de Serviços (RPS).

NF-e Complementar: emitida para acrescentar informações originalmente não colocadas no documento fiscal, nos casos abaixo:

  • Na exportação, se o valor resultante do contrato de câmbio acarretar acréscimo ao valor da operação constante na Nota Fiscal
  • Na regularização em virtude de diferença no preço, em operação ou prestação, ou na quantidade de mercadoria
  • Para lançamento do imposto, não efetuado em época própria, em virtude de erro de cálculo ou de classificação fiscal.

Nota fiscal de compra: documento que comprova fiscalmente a movimentação de mercadorias recebidas. Quando se está comprando algo, deve-se emitir nos casos abaixo:

  • Aquisição de produto importado, pois a invoice não é considerado um documento fiscal no Brasil.
  • Quando o vendedor não tem a obrigação de emitir um documento fiscal (MEI ou PF).
  • Aquisição de produto em leilão ou concorrência do poder público.
  • Quando se assume o compromisso de retirar ou transportar a mercadoria.

Nota de devolução: ela anula as operações de compra e venda , inclusive os impostos. É emitida quando se compra um item com defeito ou quando o destinatário não aceita o produto enviado, por exemplo.

Nota de exportação: nota emitida quando se vende para um destinatário no exterior. O CFOP  desse tipo de nota começa com “7”, específico para as operações de exportação. Não há tributação de ICMS, IPI, PIS e COFINS na exportação por incentivo do governo.

Existem também outros tipos de nota, como nota de remessa, de retorno, de venda futura, venda consignada,etc.

Viu só como a variedade é grande? Cada um desses tipos de notas possui  particularidades e tributações específicas, um trabalho complexo que deve sempre ser feito por quem entende do negócio -como os contadores – para que sua empresa não seja enquadrada em atividades ilegais. Já pensou ser pego por sonegação fiscal sem sequer saber que estava sonegando?

Para utilizar o sistema da NF-e, é necessário solicitar o credenciamento na Secretaria da Fazenda estadual ou do município em que sua empresa está registrada. O cadastro é efetuado de maneira setorizada por estado.

No entanto, para reduzir o risco de auditorias e interrupções no processo de fabricação e venda, é recomendado que as empresas adotem um sistema de faturamento eletrônico capaz de integrar e automatizar as exigências fiscais em seu sistema ERP.

Afinal, imagine como não é fácil se manter atualizado sobre a legislação vigente, estudar sobre as estruturas de geração de arquivo, comunicação com SEFAZ, regras de contingência, layout, alíquotas de impostos…. e muito mais.

Dessa forma, é muito importante reconhecer que sua empresa precisa de profissionais qualificados e sistemas integrados que suportem sua estrutura de negócio para que não somente o negócio esteja protegido e dentro da lei, assim como você também.

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Artigo escrito por Kauana Benthien A. Pacheco

Kauana é formada em Negócios Internacionais e cursa pós-graduação em Big Data & Market Intelligence. É fundadora da primeira agência de marketing focada em Comércio Exterior, a ComexLand.

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