Na primeira experiência de cada profissional no comércio exterior, poderia ter um manual de como evitar erros, com milhares de dicas, desde ter atenção até a peculiaridade de cada cliente, porém sabemos que na prática só aprendemos fazendo – e errando. 

Os erros são temidos no comércio exterior, geram multas, taxas extras para retificação, altos valores de armazenagem e muito desespero dentro das empresas. Mas se erros são necessários para o conhecimento, há alguma forma de suavizá-los? Ou reduzir suas consequências? 

O sistema Toyota de produção, foi um sistema de produção criado após a segunda guerra mundial com o objetivo de otimizar a produtividade e eficiência das operações da Toyota no Japão, foi chamado de Lean Manufacturing, ou seja, manufatura enxuta. Hoje, esse sistema é considerado uma filosofia e é aplicado em diferentes segmentos, reduzindo desperdícios em empresas, desperdícios não apenas de materiais, mas de tempo, de capital e de recursos. Os principais objetivos são: Erro zero, melhoria contínua, flexibilidade e relacionamento. 

Mas o que essa técnica de produção tem a ver com o dia a dia do comércio exterior? 

Assim como em uma operação de importação e/ou exportação podem ocorrer adversidades e diferentes estratégias de embarque para embarque, o modelo Lean, acredita na obtenção de recursos corretos, no local correto, na quantidade correta, minimizando o desperdício, sendo flexível e aberto a mudanças. 

No Toyotismo, é investido na qualificação dos funcionários da empresa de todos os níveis e departamento, para cada etapa existe um supervisor que deve fiscalizar e atender as dúvidas da equipe. Com treinamento e capacitação da equipe e supervisão constantes de funcionários que possuem mais conhecimento, erros são reduzidos drasticamente em emissões de documentações, escolhas de fornecedores, logística inadequada ou não cumprimento da legislação. 

Atividades que não otimizam a operação devem ser eliminadas, estamos falando de capital, recursos e custos. Muitos são os custos gerados por um erro, a solicitação de revisão de uma informação em determinado documento, por exemplo, é um custo que poderiam ter sido evitado no início da operação. Por isso, nesse método, o erro deve ser encontrado e a solução aplicada na sua origem, para que não se repita.  

Sempre deve haver iniciativas de melhoria na operação, para isso é importante a motivação de cada colaborador para otimizar processo e reduzir erros, na área do comércio exterior é inaceitável que a empresa ou o profissional se acomodem, ambos devem se manter em constante evolução.

Como as operações no comércio exterior são incertas, ou seja, adversidades podem ocorrer, a flexibilidade da empresa e de seus colaboradores deve ser essencial, a flexibilidade é capaz de solucionar problemas com mais facilidade e com redução de tempo. Em operações engessadas, onde o funcionário não tem liberdade para tomar decisões, há maiores custos e maior tempo demandado para a solução do problema, é primordial que o profissional possua a confiança da empresa e autonomia para a realização de suas tarefas no dia a dia.

Com a integração de toda a equipe na busca por desenvolvimento da empresa, é possível atingir melhores resultados, os gestores estão entendendo a importância de dar voz a todos da equipe, esse passo é muito importante para a inovação dentro da empresa.

Sendo ouvidos e tendo espaço para compartilhar suas ideias, os colaboradores passam a ter mais motivação na solução dos problemas diários e na criação de estratégias para redução de possíveis erros, desperdícios e melhora no atendimento. 

Por fim, esse método acredita que devem ser criados relacionamentos duradouros com parceiros, pois eles compartilharão com a empresa o risco, os custos e a informação. E com os clientes deve haver personalização para deixá-los sempre fiéis à marca. 

Para não errar no comércio exterior, a empresa deve possuir integração total com seus colaboradores, sempre mantê-los motivados a procurar melhoras e expor suas ideias, o cliente deve se sentir único, as parcerias devem ser sólidas e confiáveis e deve existir flexibilidade para a realização de cada processo.

Artigo escrito por Kauana Benthien A. Pacheco

Criadora da página de conteúdo de comércio exterior, ComexLand, Kauana tem seis anos de experiência no comex, é formada em Negócios Internacionais e cursa pós graduação em Big Data & Market Intelligence