ICMS Importação em SP: o que muda na rotina, quais erros mais comuns e como automatizar conferência + registro para fechar o processo no numerário

Quando a importação chega na fase do ICMS em São Paulo, a operação costuma dividir as empresas em dois grupos: as que têm um fluxo padronizado (e fecham rápido) e as que entram no modo “correria”, com retrabalho, divergência de base e guia que não “bate” no sistema.

Em SP, a rotina não é só “calcular e pagar”. Você precisa gerar a guia correta, com os dados corretos (DI/DUIMP, CNPJ/IE etc.), porque, se estiver errado, o sistema pode não reconhecer o pagamento e isso impacta a liberação/andamento do tratamento tributário.

Nesse sentido, abaixo, você vai ver:

o que muda na rotina com os procedimentos atuais (DI x DUIMP),
os erros que mais geram retrabalho,
e um caminho prático para automatizar conferência + registro, deixando o processo pronto para fechar no numerário (financeiro/custos do processo) com evidência.

Observação: este conteúdo é informativo. Para decisões fiscais e enquadramentos específicos, valide com sua contabilidade/consultoria tributária.

O que muda na rotina do ICMS Importação em SP (na prática)

1) A guia e o “reconhecimento” do pagamento viraram ponto crítico

A Sefaz-SP orienta que o recolhimento da GARE Importação seja feito com código 120-0 e dados corretos (como CNPJ, IE e número da DI/DUIMP), caso contrário o sistema de importações pode não reconhecer o pagamento.

Na rotina, isso muda o foco: não basta pagar — tem que pagar certo e com a referência correta.

2) DI e DUIMP coexistem, e o tratamento mudou com sistema novo para DUIMP

A própria Sefaz-SP sinaliza que DUIMP deve ser declarada pelo novo sistema (e não pelo antigo), com exceções específicas (ex.: pagamento parcial/compensação).
E existe manual específico do Sistema de Importação – DUIMP – SEFAZ/SP, criado para adequar o tratamento automatizado do ICMS em importações via DUIMP.

3) Procedimentos foram atualizados por norma (Portaria CAT 24/2020 e alterações)

Os procedimentos de importação em SP estão consolidados na Portaria CAT 24/2020, que recebeu alterações posteriores (incluindo Portaria SRE 13/2025).

Onde o ICMS Importação mais dá erro (e por que isso vira retrabalho)

Erro 1) Base de cálculo incompleta (ou “por fora” quando deveria ser “por dentro”)

Em SP, a base do ICMS na importação (de forma geral) inclui valor aduaneiro + II + IPI + PIS/COFINS-Importação+ despesas aduaneiras até o desembaraço (ex.: taxa Siscomex, AFRMM) e inclui também o próprio ICMS (“por dentro”).

O que costuma acontecer, por exemplo:

esquecer AFRMM/taxa Siscomex/despesas aduaneiras,
usar frete/seguro divergente do que compõe o valor aduaneiro,
calcular ICMS “por fora” (gera diferença e ajuste depois).

Erro 2) Guia errada para o cenário (GARE x GNRE)

A Sefaz-SP diferencia:

GARE-ICMS (código 120-0) quando o desembaraço ocorre em SP,
GNRE (código 10005-6) quando o desembaraço ocorre em outra UF, mas o recolhimento é para SP.

Trocar isso é uma das maneiras mais rápidas de criar retrabalho.

Erro 3) Dados-chave preenchidos errado (CNPJ/IE/DI/DUIMP)

Esse é o erro “bobo” que custa caro: guia paga com DI/DUIMP errado, ou IE/CNPJ divergente. A Sefaz-SP é explícita que, nesses casos, o sistema pode não reconhecer e pode ser necessário procedimento de retificação.

Erro 4) Falta de evidência organizada (GED) para auditoria e fechamento

Mesmo quando o cálculo está certo, a falta de evidência gera atrito interno:

financeiro não confere repasse,
operação perde tempo procurando anexos,
cliente pede comprovação e ninguém acha a “via final”.

Como automatizar conferência + registro (para fechar o processo no numerário)

A ideia é transformar o ICMS Importação em um fluxo repetível: conferir → validar → registrar/pagar → evidenciar → fechar custos.

Passo 1) Padronize um “pacote mínimo” de dados (entrada)

Antes de calcular qualquer coisa, seu sistema (ou checklist) precisa capturar:

DI/DUIMP (número e chave),
valor aduaneiro e componentes (frete/seguro/incoterm),
tributos federais (II, IPI, PIS/COFINS-Import),
despesas aduaneiras até o desembaraço (taxas, AFRMM etc.),
alíquota aplicável e regras internas de conferência.

Isso reduz 80% das divergências.

Passo 2) Automatize a conferência da base com regras de validação

Monte validações simples (mas certeiras):

“Base contém II/IPI/PIS/COFINS?”
“Incluiu despesas aduaneiras até desembaraço (ex.: taxa Siscomex/AFRMM)?”
“ICMS calculado por dentro (fórmula padrão)?”
“Frete/seguro coerentes com o valor aduaneiro e com documentos?”

Resultado: você encontra erro antes de gerar guia — e evita retificação.

Passo 3) Gere a guia correta conforme o cenário (e com travas de dados)

Implemente “travas” para não deixar o time avançar sem:

código 120-0 quando aplicável,
GNRE 10005-6 quando desembaraço for fora de SP,
DI/DUIMP, CNPJ e IE validados (sem divergência), porque isso impacta reconhecimento e pode exigir retificação se estiver errado.

Passo 4) Integre a rotina com o sistema correto (SIMP x DUIMP SEFAZ/SP)

Se você opera DUIMP, alinhe o fluxo com o novo sistema DUIMP da Sefaz-SP (e mantenha o antigo para exceções quando aplicável).

Aqui, “automação” pode ser:

preenchimento assistido (copiar dados validados),
geração de guias a partir do pacote de dados,
alertas quando houver pagamento parcial/compensação (casos que fogem do normal).

Passo 5) Fechamento no numerário com evidência (sem caça ao arquivo)

Para fechar o processo no numerário (módulo financeiro/custos do processo), crie um padrão de evidência no GED:

Anexos mínimos

guia (GARE/DARE ou GNRE) + comprovante,
memória de cálculo (base + por dentro),
DI/DUIMP e resumo do despacho,
despesas aduaneiras relevantes (taxas/AFRMM quando aplicável).

E um padrão de nomes:
PROCESSO_CLIENTE_DI-OU-DUIMP_ICMS-SP_GUIA_COMPROVANTE.pdf

Assim, o financeiro confere rápido e a operação não volta em retrabalho.

Checklist rápido (para colar na operação)

DI/DUIMP validada (número correto)
CNPJ + IE sem divergência na guia
Base contém II, IPI, PIS/COFINS e despesas aduaneiras (AFRMM/taxa Siscomex etc.)
ICMS calculado “por dentro”
Guia correta: GARE 120-0 (SP) ou GNRE 10005-6 (fora de SP)
Evidências anexadas no GED (guia, comprovante, memória de cálculo)
Processo fechado no numerário (custos e repasses conciliados)

FAQ — ICMS Importação em SP

1) Qual código usar na GARE de importação em SP?
A Sefaz-SP orienta GARE-ICMS com código de receita 120-0 para importação (conforme cenário e procedimentos).

2) Quando usar GNRE no ICMS Importação para SP?
Quando o desembaraço aduaneiro ocorrer em outra UF, e o recolhimento for para SP, usa-se GNRE com código 10005-6 (ICMS Importação).

3) O que entra na base do ICMS Importação em SP?
Além do valor aduaneiro, entram II, IPI, PIS/COFINS e despesas aduaneiras até o desembaraço (ex.: taxa Siscomex, AFRMM), incluindo o próprio ICMS.

4) Por que o pagamento às vezes “não aparece” no sistema?
Um motivo comum é guia emitida/paga com dados incorretos (ex.: DI/DUIMP, CNPJ, IE), e a Sefaz-SP orienta que isso pode impedir o reconhecimento, exigindo retificação.

5) DUIMP muda algo na rotina do ICMS em SP?
Sim. A Sefaz-SP tem novo sistema para DUIMP e indica que DUIMP deve ser declarada por ele (com exceções).

Links úteis

Sefaz-SP (Comex) – Guia do usuário: Retificação de GARE Importação

Sefaz-SP (Comex) – Guia do usuário: Liberação de Mercadoria (GARE 120-0 / GNRE 10005-6)

Portaria CAT 24/2020 (procedimentos de importação – com alterações)

Portaria SRE 13/2025 (altera a Portaria CAT 24/2020)

Sefaz-SP – Sistema de Controle de Importações (SIMP) (aviso sobre DUIMP no novo sistema)

Sefaz-SP – Sistema DUIMP (login)

Manual do Importador – DUIMP SEFAZ/SP (PDF)

Resposta à Consulta (SP) – Base de cálculo do ICMS Importação (inclui tributos, despesas e o próprio ICMS)

Manual Importador (Sefaz-SP) – GARE 120-0 e GNRE 10005-6 + fórmula “por dentro” (PDF)

DARE-ICMS (Sefaz-SP) – emissão e pagamento