As empresas brasileiras estão fazendo de tudo para manter a saúde de seus colaboradores durante a pandemia do COVID-19, e uma das estratégias para isso ocorrer, é o Home Office, ou seja, o profissional leva a sua estação de trabalho do escritório para casa.

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Essa situação histórica mudará o sistema de trabalho no Brasil e no mundo, esse está sendo um grande experimento de trabalho remoto para um futuro próximo. 

A Receita Federal já possui tecnologia para realizar vistoria de container através de computador dentro de um escritório, não é mais necessário que o fiscal se encaminhe até o pátio. Com as medidas de isolamento, os atendimentos serão realizados apenas através de sistemas como SISCOMEX, e-mail e telefone. Se for indispensável o atendimento, haverá a necessidade de agendamento via e-mail cac.sp.alfsts@rfb.gov.br (Porto de Santos).

Empresas como Vale, Hapag Lloyd, Whirlpool, GM, Ford, Pirelli, FCA Fiat Chrysler, Mercedes-Benz, Renault e Toyota também optaram pelo trabalho remoto. 

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Apesar dos profissionais de comércio exterior realizarem suas principais atividades pela tela do computador, o ambiente externo é importante para o desenvolvimento da equipe, implementação de melhorias e resolução ágil dos desafios diários. Neste artigo será abordado aspectos que não podem faltar para que o Home Office seja interessante para todas as partes, 

Estrutura e recursos

É obrigação da empresa fornecer recursos iguais ou similares para cada funcionário, estrutura sistêmica, tecnológica, telefonia e gestão de equipamentos eletrônicos, de modo que o funcionário consiga exercer suas funções normalmente.

Os recursos disponibilizados pela empresa como sites, aplicativos e sistemas são ferramentas essenciais para o dia a dia do profissional, sem esses itens,, o profissional buscará informações em ambientes não corporativos, dessa forma arriscando a operação.

Liderança

A liderança não pode ser esquecida durante o Home Office, é papel do líder motivar, incentivar e realizar o controle de metas de cada colaborador. O líder também deve ser responsável por criar uma rotina para os liderados, promovendo reuniões periódicas, feedbacks e respeitar o tempo que o colaborador demora para se adaptar.

Segurança e Protocolos

A segurança das informações e protocolos devem continuar sendo respeitados no Home Office, o compliance é muito importante para a proteção dos dados que empresas de comércio exterior recebem a todo momento. 

O colaborador não pode esquecer que mesmo estando em sua própria residência, as regras continuam e que a quebra de protocolos pode gerar multas milionárias para a empresa.

Organização

A organização é muito importante no Home Office, utilize ferramentas e métodos para isso, gerencie e monitore embarques através da plataforma da UXComex, criando avisos para a você e para sua carteira de clientes.

Com a plataforma você consegue otimizar seu tempo e realizar as seguintes tarefas de forma automática:

• Envio de Follow-Up com hora agendada
• Atualizações de status do Mantra
• Avisos de demurrage à vencer
• Avisos de processos criados a partir de propostas
• Aviso de fatura criada
• Emissão de documentos.

Comunicação

Durante o período de Home Office, a qualidade do serviço oferecida ao cliente deve permanecer a mesma de sempre, para isso deve haver a comunicação interna e externa da empresa. 

Não utilize apenas e-mail, mas também outros meios de comunicação para avisar clientes e fornecedores da atual situação que o Brasil está passando. Agende follow ups automáticos, para tranquilizar seu cliente sobre o status do embarque. 

Com a equipe, busque fazer videoconferência para checar se todas as áreas estão conseguindo executar suas atividades com excelência. 

Se ocorrer algum problema na operação não deixe para resolver apenas quando voltar para o escritório, no Home Office os desafios diários devem ser cumpridos da mesma forma.

E quem não pode fazer Home Office?

Nem todas as empresas conseguem liberar seus funcionários para trabalhar remotamente, por isso como medida de precaução estão tomando algumas medidas:

1. Medir a temperatura de seus colaboradores na entrada e na saída do expediente; 
2. Adiantar férias; 
3. Dobrar as medidas de higiene e conscientizar os funcionários;
4. Horário flexível;
5. Redução da jornada;
6. Plantão.

Nessa época temos que nos proteger, lavar as mãos e evitar lugares públicos, quanto mais cedo ficarmos separados, mais rápido poderemos ficar juntos novamente!

Artigo escrito por Kauana Pacheco

Kauana tem seis anos de experiência no comex, é formada em Negócios Internacionais e cursa pós graduação em Big Data & Market Intelligence. É criadora da página de conteúdo sobre comércio exterior, ComexLand, onde escreve sobre economia global e comércio internacional.